Erfolgsgeschichte aus der Praxis: Die Einführung von IBM Planning Analytics für die interne Planung. Ein Erfahrungsbericht

Als Geschäftsführer der SIEVERS-GROUP und mittlerweile 18-jähriger Tätigkeit im Bereich Business Analytics war mir die Lösung IBM Planning Analytics stets eine Herzensangelegenheit, die wir gemeinsam mit unseren Kunden in zahlreichen Projekten erfolgreich eingeführt haben. Wir haben Unternehmen aus verschiedensten Branchen dabei unterstützt, ihre Planungs- und Analyseprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Trotz unserer tiefgehenden Expertise und Begeisterung hatten wir IBM Planning Analytics jedoch lange Zeit nicht für unsere eigenen internen Planungsprozesse genutzt – bis vor Kurzem.

Die Entscheidung, IBM Planning Analytics auch intern zu implementieren, war zu Beginn des Jahres eine strategische Maßnahme, die mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung unseres Unternehmens und der zunehmenden Komplexität unserer Planungsanforderungen einherging. Ich möchte in diesem Erfahrungsbericht teilen, wie die Einführung der Software unsere Planungsprozesse reformiert hat und welchen Mehrwert wir als IT-Dienstleister durch die Standardisierung, Integration und Automatisierung der internen Planungsabläufe erzielt haben.

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Die Ausgangslage: Eine heterogene Planungslandschaft 

Wie viele mittelständische Unternehmen wuchsen auch wir in den letzten Jahren – trotz Corona  – dynamisch, was zur Entstehung isolierter, dezentraler Planungsansätze geführt hatte: Unsere acht operativen Fachbereiche  – von Business Analytics über Enterprise Resource Planning bis zu Cybersecurity – und die unterstützenden Bereiche wie Human Potential und Administration hatten eigene Ansätze und Zeitfenster für ihre jeweiligen Planungsprozesse. Dies führte zu einer Vielzahl von Herausforderungen:

• Planungsprozesse waren zeitaufwendig und inkonsistent.
• Die Fachbereiche erstellten ihre Pläne weitgehend unabhängig voneinander, was die Integration erschwerte.
• Eine zentrale Übersicht über die gesamte Unternehmensplanung fehlte ohne manuelles Zusammenführen.
• Manuelle Arbeitsschritte und Excel-basierte Planungen führten zu Fehleranfälligkeit und Ineffizienzen.

Da wir bereits umfassende Erfahrungen mit der Software IBM Planning Analytics (bzw. IBM Cognos TM1) gesammelt hatten, war es naheliegend, diese Lösung auch für unsere eigenen Planungsanforderungen einzusetzen. Doch die interne Einführung erforderte zunächst einige vorbereitende Schritte, um sicherzustellen, dass unsere speziellen Anforderungen abgebildet und alle internen Stakeholder mit ins Boot geholt wurden.

Der Implementierungsprozess: Standardisierung und Integration

Ein zentrales Ziel bei der Einführung von IBM Planning Analytics war es, die Planung über alle acht operativen Fachbereiche sowie die unterstützenden Units zu standardisieren und zu integrieren. Wir wollten eine zentrale Plattform schaffen, die alle Planungen zusammenführt, und gleichzeitig sicherstellen, dass die spezifischen Anforderungen der einzelnen Bereiche berücksichtigt werden.

• Fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit
  Ein Schlüssel zum Erfolg war die enge und gute Zusammenarbeit mit den verschiedenen Verantwortlichen von Anfang an. Unsere erfahrenen BI-Expert:innen, die zuvor umfassende Kundenprojekte mit Planning Analytics begleitet hatten, halfen dabei, maßgeschneiderte Planungsmodelle für jeden Fachbereich zu entwickeln. Gleichzeitig arbeiteten wir daran, ein gemeinsames Framework zu etablieren, das sicherstellte, dass alle Fachbereiche nach denselben Standards und Richtlinien arbeiten. 
• Integrierte Datenquellen
  Die Integration der verschiedenen Datenquellen war ein weiterer wichtiger Schritt. Unsere Finanzdaten, HR-Systeme, Vertriebspipelines und Projektmanagement-Tools waren bereits für Reportinganforderungen in einem zentralen Data Warehouse zusammengeführt. IBM Planning Analytics ermöglichte uns, diese Datenquelle nahtlos zu integrieren und somit eine einheitliche Datenbasis für die gesamte Unternehmensplanung zu schaffen. Strukturen (wie z.B. BWA- und Kostenstellen-Strukturen) für die Planung haben wir dabei aus den Ist-Daten abgeleitet. Mit dem großen Vorteil, dass wir Plan- und Ist-Daten für einen Vergleich jederzeit auf allen Ebenen heranziehen können.
• Erstellen einer zentralen Planungsplattform
  Die zentrale Datenhaltung, die gemeinsamen Strukturen und das zentrale Regelwerk waren für alle Planungsbeteiligten die entscheidenden Aspekte, um einen konsistenten und transparenten Prozess sicherzustellen. Nun können alle Fachbereiche ihre Daten über ein Webformular und/oder über ein verbundenes Excelblatt komfortabel in eine mehrdimensionale Datenbank – TM1 – eingeben. Wir erhielten so nicht nur eine einheitliche Sicht auf die Zahlen, sondern auch automatische Aktualisierungen der Ergebnisse auf allen Unternehmensebenen – in nahezu Echtzeit. Dies war ein entscheidender Schritt zur Überwindung der vorherigen Silostrukturen, die zuvor unsere Planungen erschwert hatten.

Automatisierung: Effizienzsteigerung durch IBM Planning Analytics 

Eine der beeindruckendsten Funktionen von IBM Planning Analytics ist die Möglichkeit, Planungsprozesse teilweise zu automatisieren. Diese war besonders wertvoll, um Zeitaufwände zu reduzieren und Fehlerquellen zu minimieren.

• KI-gestützte Planungsintervalle
  In der Vergangenheit war die Erstellung von Finanz- und Umsatzprognosen ein manuell gesteuerter, oft langwieriger Prozess. Dank der KI-gestützten Forecasting-Modelle in Planning Analytics können wir nun statistische Vorhersagen treffen, die auf unseren historischen Daten basieren. Diese Prognosen sind nicht nur präzise, sondern ermöglichen es uns auch, schneller auf veränderte Marktentwicklungen zu reagieren. Die Abhängigkeit von manuellem Input wird zukünftig deutlich reduziert, was die Planungszyklen verkürzen und unsere Teams entlasten soll.
• Automatisierte Konsolidierung und Berichterstellung
  Ein weiterer automatisierter Prozess betrifft die Konsolidierung der Planungen aus den verschiedenen Fachbereichen. Zuvor mussten Planungen händisch zusammengeführt und in Berichten aufbereitet werden. Mit IBM Planning Analytics geschieht dies nun vollautomatisch: Die Detailpläne der Fachbereiche werden sofort in einen konsolidierten Unternehmensplan integriert, der uns aus strategischer Sicht jederzeit einen umfassenden Überblick über die finanzielle und operative Lage des Unternehmens bietet. Die Berichtserstellung, die früher stundenlangen Aufwand bedeutete, geschieht nun auf Knopfdruck.
• Verbesserte Anomalieerkennung
  Auch die Anomalieerkennung, die in Planning Analytics integriert ist, hat sich als äußerst nützlich erwiesen. Das System erkennt Abweichungen oder ungewöhnliche Muster in den Planungsdaten und warnt uns frühzeitig, sodass wir rechtzeitig Korrekturen vornehmen können. Dies hat uns geholfen, Planungsfehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass unsere Zahlen stets konsistent sind.

Die Vorteile für unsere operative Planung

Die Umstellung auf IBM Planning Analytics hat unseren gesamten Planungsprozess grundlegend verändert. Die zentralisierte und standardisierte Planung ermöglicht es uns nun abgestimmter, genauer und effizienter zu arbeiten.

• Mehr Transparenz und bessere Entscheidungsfindung
  Dank der integrierten Plattform haben wir nun vollständige Transparenz über die Planungen aller Fachbereiche. Diese Transparenz ermöglicht es mir und meinen Kolleg:innen im Management, fundiertere Entscheidungen zu treffen, da wir jederzeit Zugriff auf aktuelle, konsolidierte Daten haben. Die regelmäßige Konsolidierung und die Möglichkeit, detaillierte Berichte zu erstellen, geben uns einen klaren Überblick über unsere Unternehmensperformance und lassen uns vorausschauender planen.
• Kürzere Planungszyklen
  Wo früher mehrere Tage oder Wochen für die Erstellung und Konsolidierung von Plänen benötigt wurden, sind wir heute in der Lage, diese Prozesse in einem Bruchteil der Zeit durchzuführen. Die Automatisierung hat zu deutlichen Effizienzsteigerungen geführt und unsere Teams können sich nun auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, anstatt sich in manuellen Prozessen zu verlieren.
• Bessere Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen
  Die etablierte Planungsplattform hat auch die fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit verbessert. Da alle Fachbereiche mit denselben Daten arbeiten und die Planungen integriert sind, ist der Austausch von Informationen und die Abstimmung der Planungsprozesse deutlich einfacher geworden. Jeder weiß nun genau, wie sich seine Planungen auf das Gesamtunternehmen auswirken, und das fördert das Bewusstsein und die Verantwortlichkeit für die gemeinsamen Unternehmensziele.

Fazit: Ein großer Schritt nach vorn – mit IBM Planning Analytics 

Die Einführung von IBM Planning Analytics bei der SIEVERS-GROUP war ein entscheidender Schritt, der unsere internen Planungsprozesse auf eine neue Ebene gehoben hat. Durch die Digitalisierung der Planprozesse über alle Unternehmensbereiche hinweg haben wir nicht nur unsere Effizienz gesteigert, sondern auch die Qualität und Genauigkeit unserer Planungen erheblich verbessert.

IBM Planning Analytics hat sich für mich als wertvolles Werkzeug erwiesen, das mir persönlich nicht nur Zeit und Ressourcen spart, sondern auch die Grundlage für fundierte und zukunftssichere Entscheidungen legt. Für ein Unternehmen wie unseres, das sich auf IT-Dienstleistungen spezialisiert hat, ist es von unschätzbarem Wert, unsere eigene Planung so zu optimieren, dass wir schneller auf Marktveränderungen reagieren und uns gleichzeitig auf das Wesentliche konzentrieren können: den Erfolg Ihres Kundenprojektes.