EnviTec Biogas AG

Erfolgreich mit ELO

Als größter Biogasproduzent Deutschlands deckt die in Lohne und Saerbeck ansässige EnviTec Biogas AG die gesamte Wertschöpfungskette für die Herstellung von Biogas ab. Dazu gehören die Planung und der schlüsselfertige Bau von Biogasanlagen und Biogasaufbereitungsanlagen ebenso wie deren Inbetriebnahme, Service und der Eigenbetrieb von Anlagen.

Mit rund 640 Mitarbeitenden ist das Unternehmen in 16 Ländern weltweit mit eigenen Gesellschaften, Vertriebsbüros, strategischen Kooperationen und Joint Ventures vertreten. 

Innovationskraft beweist der Biogas-Allrounder nicht nur in seiner Geschäftstätigkeit, sondern auch im Einsatz des digitalen Dokumentenmanagementsystems ELO. Hier setzt EnviTec bereits seit 2012 auf die digitale Archivierung von Dokumenten durch ELO und hat über die Jahre den Einsatz des Systems sukzessive erweitert – seit Beginn gemeinsam mit der SIEVERS-GROUP als Partner an seiner Seite.

Herausforderungen

Für Enno Recker, IT-Abteilungsleiter bei der EnviTec Biogas AG, war der Gedanke entscheidend, Unterlagen zu digitalisieren und den Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten Zugriff auf diese Dokumente zu verschaffen.

Die ortsunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten war ein zentraler Aspekt für die Einführung des Dokumentenmanagementsystems ELO. Die Herausforderung hierbei war es, dass nicht alle Mitarbeitenden an Schreibtischen sitzen, sondern auch vor Ort, beispielsweise an Biogasanlagen, tätig sind.

Darüber hinaus sollte auch die nahtlose Integration zu NAV gewährleistet sein.

Lösung

Der Schwerpunkt liegt bei EnviTec im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung, wo nicht nur die Digitalisierung, sondern auch die Prozessoptimierung der Eingangsrechnungskontrolle im Fokus stehen. Etabliert hat sich im Unternehmen auch der Einsatz von SIEVERS Fleet for ELO für die Organisation des Fuhrparkmanagements, z.B. zur Verwaltung von Leasingverträgen und Schadensfällen.

Die Anbindung an das ERP-System ermöglicht es, Belege direkt im ELO-Archiv abzulegen. Auch die Synchronisierung von Zahlungsläufen mit NAV erfolgt automatisch, was die Effizienz der Buchhaltung erhöht.

ELO bringt echten Nutzen: ein digitales Archiv, das für die Mitarbeitenden schnell zugänglich ist und eine reibungslose Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg ermöglicht – von Deutschland bis beispielsweise in die USA. Durch die flexible Lizenzierung von ELO konnten die Anforderungen unterschiedlicher Nutzergruppen effizient erfüllt werden. So kann eine gezielte Informationssteuerung erfolgen und Eingangsrechnungen können auch mal direkt vom Landwirt an der Biogasanlage freigegeben werden.

Das Ziel von Enno Recker ist es, sämtliche Dokumente des Unternehmens zu digitalisieren. In Vorbereitung sind weitere Lösungen, darunter die ELO HR Personnel File zur Verwaltung von Personaldaten und ELO HR-Recruiting zur Unterstützung des Bewerbermanagements sowie SIEVERS QM for ELO zur Überwachung und Bereitstellung aller Qualitätsmanagement-Dokumente. Auch eine Service-Akte befindet sich in Planung, um u.a. Bautageberichte und Leistungsnachweise zentral zu speichern.

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