Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schreitet unaufhaltsam voran. Ein Bereich, der dabei besonders im Fokus steht, ist die elektronische Rechnungsverarbeitung. Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und ordnungsgemäß abzulegen. Diese Verpflichtung zielt darauf ab, die Transparenz im Rechnungswesen zu erhöhen, die Effizienz zu steigern und die digitale Transformation weiter voranzutreiben.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein digitales Dokument, das in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder PDF-Dateien enthält die E-Rechnung standardisierte Daten, die von Rechnungsverarbeitungssystemen automatisiert erkannt und verarbeitet werden können. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen dabei die gesetzlichen Vorgaben und ermöglichen eine durchgängig digitale und automatisierte Weiterverarbeitung.
Die Einführung der E-Rechnung – Gesetzliche Vorgabe & große Chance
Elektronische Rechnungen bieten nicht nur Effizienzvorteile, sie sind auch gesetzlich vorgeschrieben. Die Umstellung auf E-Rechnungen ermöglicht es Unternehmen, den Rechnungsprozess zu optimieren, Transparenz zu schaffen und Ressourcen zu schonen. Mit der Einführung der E-Rechnung gehören manuelle Prozesse der Vergangenheit an, was zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis führt. Gleichzeitig wird das Risiko von Fehlern minimiert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichergestellt.
Die Umstellung bietet Unternehmen auch die Chance, ihre bestehenden Prozesse zu überdenken und für die Zukunft optimal aufzustellen.
Die Vorteile der E-Rechnung mit der ELO ECM Suite
Um Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung bestmöglich zu unterstützen, bietet die ELO ECM Suite eine umfassende Lösung. Diese ermöglicht nicht nur die Ablage von E-Rechnungen, sondern auch die vollständige Automatisierung des Rechnungsworkflows. Der Prozess beginnt mit dem Eingang der Rechnung, die automatisch erfasst und verarbeitet wird. Anschließend erfolgt die gesetzeskonforme Archivierung der Rechnungen – alles im Rahmen eines durchgängigen, automatisierten Workflows. Zudem können die Buchungsdaten optional an Drittsysteme, wie z. B. ERP-Systeme, übergeben werden.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Effizienzsteigerung: Elektronische Rechnungen können schnell, einfach und automatisiert mit ELO Invoice verarbeitet werden.
- Fehlerreduzierung: Automatisierte Prozesse minimieren das Risiko menschlicher Fehler.
- Rechtssicherheit: Erfüllung aller gesetzlichen Vorgaben sowie rechtssichere Archivierung.
- Flexibilität: Egal ob PDF, eingescannte Papierdokumente oder XRechnung-Formate wie ZUGFeRD – die ELO ECM Suite bietet einen zentralen Ablageort für sämtliche Dokumente und Rechnungsformate.
- Kostenreduzierung: Der Verzicht auf Papier- und Versandkosten führt zu spürbaren Einsparungen.
- Integrationsmöglichkeiten: Dank der nahtlosen Integration in bestehende ERP-Systeme können Unternehmen schnell und effizient auf die neuen gesetzlichen Anforderungen reagieren und diese harmonisch in ihre bestehende Systemlandschaft integrieren.
Jetzt handeln und zukunftssicher werden
Die Ära der manuellen Rechnungsbearbeitung und des Abtippens von Papierdokumenten neigt sich dem Ende zu. Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 unternimmt Deutschland einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung. Unternehmen, die noch nicht auf digitale Rechnungsprozesse umgestellt haben, sollten jetzt handeln, um rechtliche Vorgaben einzuhalten und Sanktionen zu vermeiden.
Die ELO ECM Suite bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, E-Rechnungen rechtssicher zu verwalten, sondern auch einen Prüf- und Freigabeprozess zu integrieren. So gestalten Sie Ihre Abläufe effizient und zukunftssicher.
